展會活動策劃的原則以及基本流程

　　會展是會議、展覽、節事活動等集體性活動的總稱,是指在一定的地域空間由多個人集聚在一起形成的,定期或不定期的集體性的物質、文化、信息交流活動.它包括各種類型的會議、展覽展銷活動、體育競技活動、各種節事活動等,.從會展所牽涉的知識領域來看,會展涉及信息、管理、經濟、旅游、建筑設計、貿易、藝術等眾多學科領域的知識,有很強的綜合性.

　　會展策劃是對相關社會資源進行整合的過程,是一個系統工程.因此,用系統的觀念去認識資源,用系統的方法去分析整合資源,用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一.從會展策劃系統看,一般而言,會展策劃系統包括策劃者、策劃對象、策劃依據、策劃方案和策劃效果評估等要素. 

　　一、展會活動策劃原則

　　1、合法原則

　　不合法的展會策劃項目不會有生存空間.在當前全國幾千個會展項目同臺競技的大環境下,把握好這個原則,對辦展企業爭取政府方面的資金支持、政策支持、環境支持等非常重要.

　　2、生命力原則

　　生命力原則又可稱為可持續發展原則.一個會展項目從策劃起到后落實,需要投入大量的人力、物力和財力,而且往往屆能夠實現經濟效益持平或微利就已相當不錯,前三、四屆都屬于培育期,真正成為品牌,取得明顯的經濟效益,需要經過較長時期,付出的心血很多.因此,我們可以選擇那些造血功能強,能滾動式發展的長線項目,即:可持續發展項目.

　　3、專業化原則

　　隨著市場經濟的日漸繁榮,社會分工也越來越細,市場上取代百貨商店的是一個一個的專賣店,展會也一樣,專業性會展活動的生命力日趨旺盛,綜合性展會的光環已時過境遷.可以說,是生產力的發展導致社會分工的細化,社會分工的細化又導致會展活動的專業化發展.策劃會展活動一定要講求一個"專"字,通過一個點深挖下去,把與這個"點"相關的產品資源、人力資源、企業資源一條線整合起來去做品牌,方能大放光彩. 

　　二、展覽策劃的基本過程:

　　1、建立規劃工作組.

　　2、市場調查與分析是會展策劃的基礎.其內容也非常廣泛,主要包括五個方面:1、工業環境;2、目標市場;3.政策法規;類似展覽;他們自己的資源.

　　3、制定展覽項目行動計劃,制定綜合規劃,是展覽項目順利發展的重要前提.選擇合適的時間和地點,實現兩者的合理結合,是規劃中注意的內容

　　會展策劃方案具體化,應形成一個可供操作的具體措施.其間得需明確以下內容:會展項目的目標、實現會展項目目標的環境、會展項目營銷戰略要素、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件.

　　設計行動日程表也是必不可缺少的一環.會展項目的行動日程精心設計,策劃方案的制作、方案的實施不得延誤,每個步驟的開始和結束都應有時間的規定和限制,以保證方案的實施能夠順利進行,否則就會嚴重影響會展的成功舉辦.

　　4、制定預算方案制定一份會展項目預算方案一般包括的內容有以下幾個方面:

　　4.⒈場地費用;

　　4.⒉行政管理費用,包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等;

　　4.⒊宣傳推廣費用;

　　4.⒋招展、招商費用

　　4.⒌相關活動經費;

　　4.⒍其他.

　　會展項目收入來源:

　　(1)會務費或展位費收入;

　　(⒉)門票收入;

　　(⒊)企業贊助收入;

　　(4).廣告位租賃費用收入(宣傳費用收入);

　　(5).其他.

　　5、撰寫項目策劃方案撰寫會展項目策劃方案就是將策劃的終成果整理成書面材料,即策劃書,也稱企劃案,其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益預測、控制和應急措施,各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一.其可涵蓋內容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次展前、展中以及展后的所有策劃文案.

　　6、評估與修正評估與修正的內容主要包括項目評估、階段考評、終考評和反饋改進等內容.