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會議公司淺談會議服務的服務范圍以及流程

作者:上?;顒硬邉澒?來源:www.ashxdz.com 發布時間:2018-08-07 09:15:30

  現在很多的公司都選擇會議公司進行會議策劃,但是大多數人對會議公司的會議服務范圍以及流程不是很了解,下面小編就進行具體的分析.

一、會議服務的服務范圍

  1、會議開始前,負責與會人員的注冊登記,包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等;

  2、每次會議開始前,在進門處檢查與會人員證件;會議開始后,將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室,將會議廳室的大門關上;

  3、迎接嘉賓,引導代表等至指定席位;

  4、記錄會議的進行過程及代表的發言內容;

  5、對要求發言的代表進行登記,及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書.注意記錄下代表的姓名,所代表的國家或機構及發言順序的先后要求.有的代表要求靠前安排發言時間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求.

  6、在場內分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等.發言稿通常在該代表發言期間分發,如稿件未到,可在主持人發言小結時分發,或在下次會議開始前分發.為保證記錄的準確性,如代表系臨時發言且有手稿,可在其發言后向其暫借,復制后隨即退還;

  7、隨時準備提供必要的會議文件及有關資料,供討論時參閱;

  8、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設備等是否均已符合要求;

  9、接聽緊急電話并通知所要求的通話人.會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲.秘書接話應輕聲.其他人員應在會議廳室外的分機接話,以免干擾會場.

  10、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位;各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用.

二、會議服務有哪些流程

  1、策劃作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等.

  2、咨詢在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇--譬如在預算范圍內適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等.

  3、考察如果您認為溝通后可以相信我們,那么我們可以進入這個階段--我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務.

  4、確定這個時間需要的是耐心與細致--我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議.

  5、執行嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華.不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標.在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行.

  6、結算雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算.

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