懂得這4點年會策劃流程和5點注意事項讓年會順利進行

　　企業年會對于一個企業來說,既是對今年工作全面的總結,同時又凝聚企業的精神,提高大家的積極性,所以舉辦一次成功的年會對企業來說有著至關重要的意義.對于銳力公關年會策劃的負責人而言,如何通過年會把企業文化的精神更好地傳遞到每一位員工的心中?如何讓企業的年會投資收到事半功倍的效果?如何把年會效果做到是一個值得思考的問題.

　　企業年會組織準備:正如任何事情一樣,完整的結局來自的準備.在企業年會準備工作上,應該具備組織準備和物質準備以及相關工作程序方面的準備工作.只有做到未雨綢繆,才可能有水到渠成的功效.應成立責定專人成立年會籌備組,召開會議,詳細策劃年會的事宜,落實工作到專人以及后的時間限定.在企業上下營造年會氣氛,通過宣傳、海報、郵件、網站等等形式,也可以在年會前通過征集公司年會主題、公司年會標語口號、企業年會的背板等,吸引員工的參與關心意識.

　　一、年會策劃流程

　　1、年會活動主題

　　企業以及公司年會的舉辦,其主要目的就是為了增加公司員工們之間的凝聚力,同時也是為企業口碑起到良好的宣傳效應.所以我們的年會主題就顯得尤為重要.

　　2、年會活動目的

　　在想到企業年會如何策劃的時候,我們首先要考慮、要明白的就是我們舉辦年會的目的.之所以舉辦年會活動,目的其實很明確.就是為了增進各部門員工之間的互動以及交流,公司當然也是希望員工們通過一次非常有創意的年會活動,讓我們的員工來看到企業的實力,可以有效的使我們的員工對于公司奮斗的信心得以增加.

　　3、年會時間安排

　　年會舉辦時間的確定,在我們制定策劃的時候就應該將每一個細節都規劃清楚,只有在每一個時間段的項目安排,每一個細節思路都規劃的非常清晰的前提下才能夠使我們的年會活動能夠按部就班,毫無差錯的進行.這就需要規劃者和各個部門以及領導來進行詳細周密的協商來完成.

　　4、年會節目要求

　　針對于企業年會如何策劃這個問題,說到這里基本上所有的問題都解決了,然后要講的就是年會的節目.眾所周知,公司年會活動的舉辦是離不開表演節目的,因為很多時候節目表演的內容才能反映出公司年會舉辦的目的以及主題.一般情況下,公司的年會節目應該包含歌曲類、舞蹈類以及曲藝類等等節目.究竟怎么來演,如何來搭配好節目的前后順序也是需要我們思考的一個問題.

　　二、年會策劃注意事項

　　1、主題

　　公司要把年會辦成什么類型.娛樂型?總結型?團聚型?或者說,根據這些調子,搞一個合理的組合結構.比如包括主題演講、頒獎、綜藝、互動等多個環節.定了調子定主題,一個好的年會主題,需要呼應公司業務形態及戰略方向,起到提綱挈領的作用.

　　2、預算

　　巧婦難為無米之炊,根據年會策劃總體要求,需要制定合情合理的預算.所謂的合情合理,就是既要滿足員工預期,又要有相應的預算控制.當然,年會內容的結構可以考慮復合性,比如多個模塊形成協同效應,可以節約一定的費用.

　　(1)預計召開會議的日期、會議預計召開的周期、計劃召開會議的地點、明確會議形式或會議召開程序、需要場地的大小與類型、到會人數的多少、會議預算是多少、計劃選用的酒店和設施的級別、為參會者提供的房間標準的詳細列表、制作會議邀請函的責任人、會議相關資料的打印負責人、確定會議的發言人(特別是重要發言人)、會議需要的視聽設備的級別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負責、酒會、招待會的次數、與會者的參會條件及優惠措施、是否為與會者安排一些特別活動等等.

　　(2)制定財務目標 財務目標與公司和項目的總目標相一致.有時候,項目目標是信譽目標而不是贏利目標.(如:年終慶祝大會可能是為了增強公司在員工心目中的良好信譽和感謝他們在這一年創造了良好佳績.該活動的開支有可能全部由某個部門來負擔,根本不是期望從中賺錢或是壓縮開支.)另外,項目的核心財務目標是為了贏利.

　　(3)制定預算 預算是協助策劃者實現財務目標的一個工具.預算中的費用有兩類--A:固定費用.它不隨著活動的參加人數而變動,即使實際收益少于預期收益時,固定費用也不變.項目的市場營銷費是一種固定費用.在策劃會議過程中,同各方面談判協商時,考慮自己所編制的費用預算.在合同即將簽訂時,問問自己留了多大余地應付因天氣或其他因素而產生的出席人數的變化情況.確保任何談妥的定金或違約費在需要支付時能提供這筆錢;B可變費用.它是根據出席人數或其他因素的變動而變動的.如餐飲費用,屬可變費用.

　　3、分工

　　年會是一個系統工程,用項目管理的思路去運作.其中非常關鍵的是人員分工問題.比如導演組、節目組、服裝道具組、車輛服務組、物質采購組、燈光音響組、視頻影像組、多媒體互動組、安全保衛組等.需要注意的是,人員分工要賦予的責任和權力.

　　4、流程

　　即便是同樣的內容,不同的組合也會有不同的效果.所以,年會內容的流程設計也相當重要.節目要抑揚頓挫,節奏要快慢相宜,情緒要松弛有度.

　　5、彩排

　　不打無準備之仗,年會相關環節彩排.只有在彩排過程中,才能把握年會環節的節奏性,才可能發現相關環節的問題點.對于主持人和參與者,彩排能夠實現熟能生巧的效果.