高效率的會議會務策劃技巧以及注意事項有哪些

　　1.在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的.會議不論大小、規模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,并要讓參會人員知曉,并提前做好準備工作.如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發放并叮囑參會人員閱.

 

　　2.參會人員范圍一定要準確.一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人.會議參與者范圍既不能過大也不能過小.人數過多,表達意見過多、分散,不易形成統一意見,而且也容易造成會議時間的冗長;人數過少,不能有效收集意見.

 

　　3.做好會議前的準備工作.會議前準備工作應包括發放會議通知,通知內容全面,應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等,同時要確保發放到位,避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現.會議現場的布置(包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式)、調試好燈光、音響、空調等電子設備.

 

　　4.會議過程中,要充分發揮主持人的協調作用.合理安排次序,一般重要的議題放在前面討論.在開會時,要注意緊緊圍繞會議議題發言,同時要控制好發言時間,有的企業為了控制時間,設置鬧鐘、提示器等設備進行提示,當發言人離題太遠,也可以提醒主持人制止.當會議議題爭論不下時,主持人應及時進行會場協調,保證會議順利進行.

 

　　5.會議過程中,還有做好服務.例如每隔一段時間就要讓服務人員續水、會議有時需要臨時增加與會人員,應及時通知等等,還有就是突發情況的及時處置.

 

　　6.會議結束后.有些重要的會議,還需要在會后形成紀要,應督促會議記錄人員及時整理會議紀要,呈送相關領導審閱、下發.同時要根據會議記錄的決議事項,加強執行監督.

 

　　7.會議zui后形成的會議文件要及時歸檔.別忘了,對于會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思,有哪些環節做得不夠好,有哪些環節做的好,及時總結,慢慢制定出會議組織的標準流程,這樣既能節約時間、提高效率,也避免遺漏事項.

 

　　1.會議場地布置

 

　　根據會議的人數和目的,可以選擇課桌式,宴會式,劇院式等各種臺型布置.一般會務公司會根據您的要求來設計特別臺型,增加橫幅、廣告畫等等,讓您的會場更顯尊貴.

 

　　2.會議接待

 

　　找一家經驗豐富的會務公司,他們可以提供各種類型的會議服務咨詢,并可以根據您的會議目的,人數,財務預算及其它各種特殊項目制作一項屬于您的會務策劃.

 

　　3.廣告產品設計與制作

 

　　安排設計會議產品展示,印刷邀請函和胸卡會議主題或產品介紹書.

 

　　4.會務設備

 

　　一般性的會議設備有:主席臺、演講臺、無線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等,高等級的會議將根據要求提供專業舞臺、音響擴音系統、同聲傳譯系統、演出燈光系統、視聽設備、電視墻等.

 

　　5.會后總結

 

　　為使會議有一個更圓滿的效果,要花功夫整理會務資料,統計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結會議意見,安排客戶返回等.