大型會議活動策劃場地選擇和布置技巧

　　1、會議或活動主辦方經常會有一個誤區,那就是喜歡自己獨立尋找場地,其實他們不了解,經過多年與場地方的合作,長期的公關及會議服務經歷,使專業的活動策劃公司與各類會議場地均保持良好的合作關系,不但有能力為客戶協調到的場地支持服務,更有能力在一定程度上為客戶節省會議場地支出.

 

　　2、活動策劃公司還擁有一套嚴謹的會議場地推薦規范和服務模式,保障所推薦的每一個場地都是十分熟悉和了解的,通常都是經實地考察,依照專業會議場地信息搜集標準逐項記錄,并收錄到專業的數據庫中,場地數據信息的詳細性甚至超過場地方本身.而會議主辦方自己去尋找場地,但并不了解一個場地的軟硬件設施對自身活動的可用性在什么地方,更何況除了會議場地之外,還會有其它諸如設備供應、流程控制等更加復雜的工作.

 

　　3、通過專業的活動策劃公司找活動場地,不但可以有效節省尋找資源的時間,更能獲取因場地因素對活動效果產生的各種積極的和消極的影響等重要信息.

 

　　1、基本設施布置

 

　　(1)講臺:高度適中,且通向講臺走道有照明,講臺中央應有所進行的會議名稱,和會議中心或會議賓館名稱.

 

　　(2)話筒:話筒事前調節好,音量不易過大.

 

　　(3)寫字板及水筆.

 

　　(4)視聽設備:計算機、投影儀、錄像機、屏幕,音響設備,鐳射筆,免費郵件服務,DVD空調,照明等.

 

　　(5)照明:照度均勻,燈光柔和穩定,易于控制調節.

 

　　(6)音響:包括調音臺,會務話筒等.

 

　　(7)會務視頻系統:錄像機、投影機、幻燈機、視頻特技機、攝像頭等主要設備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉換器等輔助設備.

 

　　(8)同聲傳播和表決系統.

 

　　2、會場布置

 

　　(1)會場布置基本原則:

 

　　切題:根據會議的性質,布置會場時要注意突出會議主題和宗旨.如:黨代表會議會場要求樸素、莊重、大方.

 

　　正規:任何會場布置都應有序整潔,有條理.

 

　　樸素:從會議實際效果和自身經濟能力出發,做到以小的成本創造的經濟效益.

 

　　實用:會場布置應與會議所需功能相符合.

 

　　和諧:會場顏色、會場要素大小要協調.

 

　　(2)會場布置基本模式

 

　　劇場(禮堂)式:適合大規模,人數較多的會議,如適用于新聞發布會、論壇、辯論會、啟動儀式等.

 

　　課桌式:適用于論壇、新聞發布會、研討會、培訓等等,這種形式便于聽眾作記錄.

 

　　中空圓(正方形或多邊形)式:適合規模較小,且身份級別相當的會議,如洽談會,研討會等

 

　　U型或馬蹄型:適合小型培訓會議.

 

　　圍桌式:適用于中式宴會,如答謝會、招待會、茶話會等.